Wednesday, January 30, 2008

Rough Cut Capacity Planning

Anwendung der grob-zugeschnittenen Kapazitätsplanung

um die Finanz-Vorplanung zu verbessern.

Von George. J. Miller

Facilitator Group, Camarillo, CA U.S.A.

I. Einführung

Wie kann die Finanz-Vorplanung in den Bereichen wie Geldmittel-

Vorhersage, Bruttogewinn Vorplanung und Lagerbestandsänderungen

verbessert werden?

ZIELSETZUNG dieser Ausarbeitung: Zu erklären warum eine grob zugeschnittene

Kapazitätsplanung eine ausgezeichnete Möglichkeit ist, diese Herstellungsdaten

in den Finanzplanung Input zu konvertieren und aufzuzeigen, wie dies bewerk-

stelligt werden kann.

Die hauptsächlichen Punkte dieses Papiers sind:

Die meisten Firmen machen einen schlechten Job hinsichtlich der

Finanzplanung für ihren Produktionsablauf. Aber sogar diejenigen,

die dies relativ gut bewerkstelligen, haben diesbezüglich große Anstrengungen hinter sich.

Grob-zugeschnittene Kapazitäts Anforderungsplanung (RCCRP) kann

angewendet werden, um diese Arbeit zu vereinfachen und - in vielen

Fällen - auch die Resultate zu verbessern.

Sie bedarf jedoch einiger zusätzlicher Überlegungen, um sie in die

Tat umzusetzen. Allgemeine Konzepte und Techniken werden für

die Anwendung bei der Finanz-Vorplanung aufgezeigt.

Wir möchten die Beiträge von Karl Lopker, DFPIM über Quad Systeme in Carpintera, Kalifornien und der Lieferung eines Software Modells sowie auch bei der Unterstützung in der Durchführbarkeits Analyse anerkennen. Gleichzeitig geht Dank an Milt Cook von Hewlett-Packard, Westlake Village, Kalifornien für die Über-prüfung, seinen Rat und Ermutigung.

Die Motivation, dies niederzuschreiben kam während eines Interviews mit dem Finanzplan Manager eines Kunden im vergangenen Jahr. Alan (ein Pseudonym) war dabei (zum dirtten Mal) die Finanzierungs-Vorplanung 1987 für seine Firma neu zu planen. Er saß vor seinem Computer, umgeben von Stapeln von Berichten und Finanztabellen. Es war schon fast komisch, die Abläufe durch die er ging, um die voraussichtliche Finanzplanung für seine Firma zu erstellen, zu beobachen.

Zu diesem Zeitpunkt war unsere Firma in einem Projekt mit einem anderen Kunden, bei welchem die nächsten Betriebsplanungssysteme verbessert werden sollten, involviert.

Mit all den normalen Verzögerungen, die bei einem solchen Projekt vorkommen, kamen wir bis zur Definierung des Systems, dem Layout von Berichten und der Durchführung einiger generellen Wissensstände, um - falls die Dinge auf „on hold“ gestellt wurden, jeder sich darauf konzentrieren konnte, daß die Produkte beschleunigt wurden und man am Finanzplan für das nächste Jahr arbeiten konnte.

Es schien, als ob da irgendwo eine Erkenntnis war (?). Als Folge hiervon wurden wir wieder gerufen und hatten die Möglichkeit, einige der Dinge, die in diesem Papier enthalten sind, in die Praxis umzusetzen. Andere befanden sich zu diesem Zeitpunkt noch in der Ausarbeitung.

II. DAS PROBLEM

Der tragische Teil war, daß die Resultate nicht genau das widerspiegelten was unter angenommenen Umständen passieren könnte. Der Prozess war ungeheuer umständlich und Fehler anfällig und keiner konnte so richtig verstehen, wie der Plan mit den eigenen Zahlen in Verbindung gebracht werden konnte. Es wurde festgestellt, der Vorgang ist:

° sehr arbeitsintensiv

° sehr Fehler anfällig

° zeitaufwendig

° schwierig zu ändern

° schwierig oder unmöglich in der Mehrfachreproduktion

° ein schlechtes Betriebsmodell

° in Bedarf von einigen manuellen „Massagen“

° in Bedarf von vielen Detaildaten

° mangelnde „Transparenz“ (Anwender konnte den Ablauf nicht

verstehen)

Jedes Jahr, zu Beginn der Sommerhitze, versammelte die Firma das mittlere und obere Management und gab Anweisung, ihr input für DEN PLAN zur Verfügung zu stellen. Dieses Input bestand aus einer in Dollar budgetierten Arbeitstabelle für die eingeschätzten Bruttoumsätze, die aber auf eine Art und Weise festgestellt wurden, die mir keiner auf eine adäquate Art beschreiben konnte oder wollte. Jeder Manager erstellte die Vorausplanungen für die Dinge, die sich direkt/indirekt auf Arbeitsstunden/Dollars, Abteilungskosten, Abfall, Überstunden, Werkzeuge, Hauptkapital Ausgaben etc. bezogen.

Diese Angaben wurden dann mit viel Arbeitsaufwand in irgend etwas, was wie ein allgemeines Tabellenformat aussah hinein gedrechselt, jedoch erst dann, nachdem die Finanzabteilung noch kräftig „massiert“ hatte. Sie konsultierten eine Anzahl von computerisierten Programmen zur Unterstützung dieser Aufgabe. Manches Input war ursprünglich automatisch, aber vieles war jedoch noch manuell. Nachdem die Finanzabteilung damit fertig war, hat das Top Management die gesamte Sache in kleine Teile unterteilt und sie an Alan zurückgeschickt, um sie in einer, für sie mehr ansprechenden Form wieder zusammen zu fügen.

Nachdem ich über all dies eine Weile nachgedacht hatte, war mir klar, daß die meisten Firmen, die ich bei meinen Reisen angetroffen habe, ein ähnliches, nicht zu bearbeitendes System haben. Ich begann es mir zur Gewohnheit zu machen, Firmensysteme zu untersuchen wann immer sich mir die Gelegenheit bot. Nach etlichen Monaten zeigte das Resultat meiner informellen Studie die folgenden regulären Ansätze bei der Anwendung:

1. Klare, gebräuchliche Hauptbuch Modellstrukturen

2. Gebräuchliche Hauptbuch Modelle, um einiges an input aus

Betriebsmodellen zu sammeln

3. „Kluges“ von Computer Systemen die Dateiauszüge aus

Betriebsgeschichte und Planungsunterlagen, um diese mit

verschiedenen Vorausplanungen, Einschätzungs- und

Entscheidungstabellen zu kombinieren

4. Modelle, die hauptsächlich auf faktorisierter Geschichte

beruhen

5. „Gutes Gefühl“ Einschätzungen

6. Anspruchsvolle simulierte Abläufe aufgrund von statischen

Modellen und Daten

7. Anspruchsvolle Ablaufmodelle, basierend auf aktuellen

dynamischen Daten

Zusätzlich zu dem vorher beschriebenen Problem, leiden alle Ansätze, außer Nr.7 (aktuelles dynamisches Modell) an mangelnder Dynamik und reale-Welt input,. Auch das Nr. 7 Beispiel war so umständlich und erforderte so viel off-line Input, daß ein update auf einer regulären Basis gar nicht so praktikabel war.

Meine eigenen Erfahrungen und die Kommentare einiger interviewter Leute zeigten den Bedarf auf für einige einfache, aber wirkungsvolle Finanzplanungstechniken, die vertrauensvoll von Finanz- und anderen Abteilungsmanagern angewendet werden können.

III. CRASH KURS IN GROB_ZUGESCHNITTENER KAPAZITÄTSPLANUNG

Für diejenigen, die mit dem RCCRP (manchmal als „Ressourcen Bedarfsplanung bezeichnet) Konzepten noch nicht betraut sind, eine einfache Übersicht wie folgt:

Die Techniken werden entwickelt, um eine einfache, zeitgemäße Methode der Vorausplanung für Ressourcen Bedarf zur Verfügung zu stellen, ohne:

° komplizierte Systeme

° Aufwendige Computer Ressourcen und lange Ablaufzeiten

° Ausgeweitete detaillierte Leitwege und Ressourcen Datenbank

° Lange Zeitabstände zwischen den updates

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GROB-ZUGESCHNITTENE KAPAZITÄTEN PLANUNG Das

Procedere, den Produktionsplan und/oder den Stammzeitplan

in den Kapazitäten Bedarf für die Hauptressourcen: Arbeitskraft,

Maschinen, Lagerplatz, Lieferpotentiale und, in manchen Fällen

auch Kapital umzuwandeln. Produkte Ladungsprofile werden oft

angewendet, um dies zu bewerkstelligen. Der Zweck für die Grob-

zugeschnittene Kapazitätsplanung ist, die Planung noch vor

deren Einsatz auszuwerten: Ressourcen Bedarfsplanung.

(Kapazitäten Bedarfsplanung.)

Quelle: American Production + Inventory Control Society Lexikon,

Fünfte Ausgabe

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RCCRP ist ein guter erster Schritt, um die Kontrolle relativ schnell und billig zu verbessern. Es ist besonders wertvoll bei Firmen, wo gute formelle Planungen/

Normen fehlen, oder wo die Planung und Einteilung verschiedener Engpässe in eine viel bessere Kontrolle des Arbeitsablaufs resultieren würde.

Der Anlauf kann erfolgen durch einen weitreichenden Produktionsplan, Stammzeitplan oder einer Vorausplanung, ohne jedoch Kenntnis zu haben über eine präzise Mischung von Produkten oder detaillierte Teile Planungen/Normen und Arbeitsmittelpunkt Information. RCCRP kann dazu angewendet werden, um die Auswirkung eines Plans noch vor seiner Durchführung einzuschätzen. Es ist realisierbar, viele verschiedene Versionen durchzulaufen und sie bis zur endgültigen Zufriedenheit über das endgültige Resultat „hochzufrisieren“. Nachdem es sehr einfach ist, ist es auch weniger Fehler-anfällig, es ist weniger zeit- und kostenaufwendig und erlaubt mehrere Simulationen und rasche Umplanung.

Wenig Computerkraft ist erforderlich, nachdem nur kleine, einfache Daten Aufstellun-gen durchgeführt werden. Die Lernaufgabe ist minimal. Nachdem weitere Details über die Planung, wie die spezielle Produktmischung, Zeit- und Ablaufpläne bekannt werden, kann das Model mit diesen Erkenntnissen verbessert werden.

Was RCCRP von regulären Kapazitätsplanungen (CRP) unterscheidet ist, daß nur Zusammenfassungen oder hauptsächliche Ressourcen mit einfacheren oder zusam-mengefassten Leitwegebestimmungen in Betracht gezogen werden. Typisch kleinere Arbeitsgebiete, wie „Kabelbaum Montage B“ und „Fahrgestell Verkabelung“ können in eine Einzelressource, mit der Bezeichnung „Montage“ zusammengefügt werden.

Muster RCCRP Daten

Ressourcen Definition oder „Profil“

Ressourcen Kapazität Zeit Zeiterhöhung in Effekt am

Montage 200 Std Tag 01/01/87-12/31/87

Löten 120 Std Tag 01/01/87-12/31/87

Löten - 120 Std Tag 06/15/87-06/30/87

(deutet an, daß das Löten während dieser Periode geschlossen wurde)

Test 80 Std Tag 07/01/87-06/30/87

Test 88 Std Tag 01/01/87-12/31/87

(deutet die Erhöhung von 8 Std täglich ab 1. Juli an)

Anstrich 10 Stck Woche 01/01/87-12/31/87

(Anstrich Kapazität ausgedrückt in Einheiten anstatt Stunden)

Zur Aufstellung-von Ressourcen

Leitwege sind gewöhnlich zusammengefasst oder eingeschätzt durch Ressourcen in einer „Aufstellung-von-Ressourcen“ und Ausgleich des Fertigstellungsdatums durch durchschnittliche, ungefähre Laufzeiten. Leitwege von vielen Montagen und Teilen für ein Produkt können in eine einzige „Aufstellung-von-Ressourcen“, wie sie gewöhnlich genannt wird, zusammengefasst werden. Während herkömmliche CRP Systeme meistens die Ressourcen in Stunden messen, mißt RCCRP in Pfunden, Maschinen-laufzeit, Arbeitszeit, qm, Einheiten, Menschen und sogar Dollars. Ein Beispiel, wie sich ein Bedarfsplan auf Dollarumsatz auswirkt, wird im Absatz IV dieser Ausarbeitung aufgezeigt.

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Aufstellung von Ressourcen

Produkt Ressource Menge Ausgleich Dauer wirksam

B1-B Montage 400 70 20 01/01/87-12/31/87

B1-B Löten 120 55 10 01/01/87-12/31/87

B1-B Test 80 15 30 01/01/87-08/31/87 B1-B Test 84 15 30 09/01/87-12/31/87 (Test Einschätzung erhöht mit Wirksamkeit am 1. September)

B1-B Oberfl.Überzug 1 5 5 01/01/87-12/31/87 geheime Montage 120 5 20 06/01/87-12/31/87

______________________________________________________ zum Bedarfsplan

______________________________________________________ Bedarfsplan

Produkt Menge Fälligkeitsdatum

B1-B 10 06/15/87

10 06/30/87

10 07/15/87

15 07/31/87

10 08/17/87

geheim 6 06/25/87

6 07/24/87

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zum Ladeprofil

Der Bedarfsplan kann an der Produktebene ausgedrückt werden, oder in der Höhe der Produktgruppen Ebene. Dies vermeidet die Notwendigkeit einer mühsamen Planung bis runter zur Teile Nummern Ebene. Es muß lediglich in Gruppen mit ähnlichen Produktionsressourcen Charakteristiken aufgeteilt werden. Das System output ist ein „Ladeprofil“, welches eine Darstellung der Ressourcen ist, die während dieses Zeitab-laufs für die Planeinhaltung benötigt werden.

Lade“ Vorgang..... ___________________________________________

Lade Profil

Montage April Mai Juni July August

Arbeitstage 22 20 22 22 21

Kapazität 4400 4000 4400 4400 4200

Ladung

B1-B 4000 7600 2000

geheim 720 720

Gesamt 4000 7600 2720 720

Über/unter - 400 3600 -1700 -3680 -4200

kumulativ - 400 3200 1500 -2180 -6380

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IV. RCCRP ANPASSUNG FÜR DIE FINANZPLANUNG

Genügend Hintergrund! Wie verwendbar für die Finanzen

A. Um auf den Grund zu kommen, hat das Projekt Team vereinbart, daß ein guter Stammzeitplan und das RCCRP System die Möglichkeit haben sollten, folgendes entsprechend zu berücksichtigen:

1. Prioritäten

- Kunden

- Firma

2. Kapazität

3. Laufzeit

4. Material Verfügbarkeit

und auch...

5. Herstellungs Finanzplanung

B. Empfehlungen:

Nachdem wir bereits am Ablauf der Betriebsseite arbeiten, war es nicht sehr viel schwerer einige Verbesserungen der finanziellen Anforderungen in das RCCRP System einzubringen. Wir hatten jedoch einige Hindernisse zu überwinden, die durch Bearbeitungen oder freundlichen Druck auf den Software Lieferanten, der das System ursprünglich für die Finanzplanung entworfen hatte, überwunden werden konnte. Die empfohlenen Schritte die dann folgten sind wir zunächst nicht angegangen, sie wurden aber durch das im Ablauf Erlernte entwickelt!!

1. Entscheiden Sie welche Finanz-Information gefordert ist. Holen Sie die Zustimmung

der wichtigsten Abteilungen darüber ein, wie die Festlegung, Maßnahme und

Anwendung sein soll. Dies erscheint fast offensichtlich, aber es geschieht nicht immer

Bezeichnenderweise könnte diese Information eine Auswirkung haben auf:

- Bruttogewinn

- Cashfluß

- Shipping dollars (?)

- Rechnungen

- Lagerkosten

- Materialkosten

- Arbeitskosten

- Unkosten

2. Legen Sie die vorgeschlagenen Übersichten und Berichte auf. Falls ein übliches

Softwarepaket verwendet wird, stellen Sie sicher, wie die existierenden Daten-

felder und Kalkulationen eingesetzt werden und ob Verbesserungen erforderlich

sind.

3. Entwickeln Sie und fügen Sie die finanziellen „Arbeitszentren“ (Punkt Nr. 1 oben)

zu dem Ressourcen Profil. Definieren Sie „Kapazität“ als budgetierte Summe oder

andere finanzielle Einschränkung. Falls die eigentlichen Ladungen beim Lauf

des Ladeprofils anders sind, sollten Sie als Abweichung interpretiert werden. Falls

zum Beispiel die Umsätze Auswirkung „Kapazität“ als 30000 K$ ($30,000,000)

definiert wird und die Ladeprofil Gesamtsumme beläuft sich auf 20000 K$

($ 20,000,000), dann gibt es eine Hochrechnung mit einer ungünstigen

Abweichung von $10,000,000. Wenn die Budgets nicht bis runter zum Ressourcen

Level bestimmt worden sind, dann schätzen Sie den konsumierten oder produzier-

ten Teil mit Hilfe der geplanten Aktivitäten. Steigerungen in Zeit beziehen sich auf

die zu budgetierenden Zeitperioden - Monate, Jahresviertel, etc. (siehe Illustrationen von Beispielen über finanzielle Auswirkungen).

Ergänzungen zu einigen finanziellen Arbeitszentren

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Ressourcen Definition oder „Profil“

Ressourcen Kapazität Zeitsteigerung Gültigkeit

Warenkosten 20000 K$ Monat 01/01/87-12/31/87

Umsatzauswirkung 30000 K$ Monat 01/01/87-12/31/87

Cash Auswirkung 30000 K$ Monat 01/01/87-12/31/87

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zur Ressourcen Plan

4. Entwickeln Sie und addieren Sie die finanziellen Modellierungschritte zur

Ressourcenliste. Besprechen Sie, zusammen mit den beteiligten Abteilungen,

wie beispielsweise Betrieb, Finanzen oder Technik die Einschätzungen. Das

ist wahrscheinlich der schwierigste Teil, denn:

Finanzieller Ressourcen Plan......

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Ressourcen Plan

Produkt Ressourcen Anzahl Abweichung Dauer Gültigkeit

B1-B Warenkosten 1000 0 0 01/01/87-12/31/87

B1-B Umsatz Auswirkung 1500 0 0 01/01/87-12/31/87

B1-B Cash Auswirkung 1500 -45 0 01/01/87-12/31/87

geheim Warenkosten 900 0 0 01/01/87-12/31/87

geheim Umsatz Auswirkung 1000 -45 0 01/01/87-12/31/87

geheim Cash Auswirkung 1000 0 0 01/01/87-12/31/87

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zum Bedarfsplan

Annehmbarer akurater Durchschnitt der Dollar Auswirkung beim Produkt oder den Produktgruppen werden benötigt. Das heißt, daß Gruppen vorsichtig nach der Homogenität von Kostenauswirkungen ausgewählt werden sollen, oder den Durch-schnitt entsprechend werten mit dem Verständnis, daß eine Produktmischung die ursprünglich ausgewählten Durchschnittswerte ungültig machen. Dies kann eine neuerliche spätere Ausrichtung der Produkt Definition erzwingen.

Es wird dazu geneigt, die Ressourcen Profile und Ressourcen Pläne in viel zu kleine Details, die viel zusätzliche Arbeit bergen, aufzubrechen - meistens ohne die erhoffte erhöhte Genauigkeit der Vorhersage zu erreichen. Kämpfen Sie hiergegen an!

Manchmal verwenden die Leute die gleichen fehlerhaften, überaus komplexen ‘Mülldaten’, um die Einschätzung des Ressourcen Plans zu kalkulieren, was aber mit Hilfe des RCCRP Systems umgangen wird! Verwenden Sie vermutete Annahmen und vergleichen Sie diese mit Erfahrungsdaten. Bauen Sie Realitätsfaktoren, Beträge für Abfall und Überarbeitung ein.

Manches Kostenverhalten bezieht sich nicht direkt auf Volumen bei den meisten der RCCRP Systemen. Es kann hierfür notwendig werden, die Software zu modifizieren oder um das Problem herum zu arbeiten in dem separate Anforderungen und Ressourcen Pläne für nicht wiederholende oder Menge bezogene Kosten Aktivitäten hinzugefügt werden.

Beträge für schrittweise Abweichungen in Zeit und Dauer sind schwierig einzu-schätzen. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, die Standard Laufzeitabweichungen der Tabellen, herkömmliche „Weisheiten“ oder computerisierte Leitlinien zu glauben.

Seien Sie sich darüber im Klaren, daß einige Produkte oder Bestellungen vielleicht auf der „Schnell-Spur“ entstanden sind oder spezielle finanzielle Bedingungen aufweisen, die ein anderes Ressourcen Profil fordern.

5. Testen Sie die Modelle mit einfachen Muster Anforderungen und dem Lauf der Lade

Profile. Vergleichen Sie dieselben gegenüber dem was sie ausdrücken sollen oder

gegenüber dem Tatsächlichen und ob es machbar ist. Denken Sie daran, dies ist ein grob-zugeschnittenes System, welches Ungefähres liefern soll!

6. Nachdem das Modell eine annehmbare Art aufweist, lassen Sie die Lade-Profile

laufen und beobachten Sie genau was passiert und angewendet werden kann.

Original Plan

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Bedarfsplan

Produkt Anzahl Fällig

B1-B 10 06/15/87

10 06/30/87

10 07/15/87

15 07/31/87

10 08/17/87

geheim 6 06/25/87

6 97/24/87

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zum Lade Profil

Finanz „Ladung“ in 000 $

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Lade Profil

Umsatz Auswirkung April Mai Juni Juli August

Arbeitstage 22 20 22 22 21

Kapazität 30000 30000 30000 30000 30000

Ladung

B1-B 30000 37500 15000

geheim 6000 6000

Gesamt 30000 37500 21000 6000

über/unter 0 7500 -9000 -24000 -30000

kumulativ 0 7500 -1500 -22500 -52500

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7. Behalten sie das Modell up to date während sich die Dinge ändern. Neue oder

geänderte Produkte, sowie Abläufe, Zeitpläne, Tempo, Leistung oder Preise

können das Modell verändern.

8. Der Bedarfsplan muß auch up to date gehalten werden. Neue Voraussagen,

Bestellungen und Stammpläne sowie fertige Arbeiten können eine Auswirkung

haben.

9. Wenn Kosten effektives und mögliches eine automatische Routine ergeben, für

die Zusammenfassung der betrieblichen Daten, wie Arbeitszentren Kapazitäten, Leistung, Voraussagen, Produktions Pläne und Stammzeitpläne und das update

des RCCRP. Vermeiden Sie das automatische Laden darauf, nachdem die Information öfters fehlerhaft ist. Es kann ausserdem zu einer sich selbst erfüllenden

Prophezeiung führen (wir haben weniger als erwartet erreicht, also haben wir die Kapazität niedriger eingegeben und weniger eingeplant. Raten Sie mal? Wir haben das nächste Mal wieder weniger gemacht!).

10. Einige RCCRP Systeme haben interne Kalender, um Programme und Lade

Kalkulationen zu erleichtern. Dies hilft zum Beispiel abzusichern, daß in die von

Ihnen definierten Planungsperioden, die Aufgaben Dauerzeiten von 90 Tagen

richtig zugeteilt werden und daß arbeitsfreie Tage definiert sind. Stellen Sie

sicher, daß die Kalender up to date sind.

C. Fallstricke

Wie wir bereits vorgeschlagen haben, gibt es eine Anzahl von Dingen, die beachtet werden sollen:

1. Selbsttäuschung durch unrealistische Voraussagen. RCCRP ist genau so wenig

immun dagegen wie jedes andere System auch.

2. Wenn Ressourcen Profile sind falsch sind: Kapazitäten sind nicht so dargestellt

wie sie aufgrund von schlechten Einschätzungen, veränderten Potentialen,

fehlender Erlaubnis für Realisationsfaktoren, Überarbeitung und Abfall sind.

3. Ressourcen sind zu genau definiert (zu detailliert) oder zu großzügig für eine

akkurate Voraussage.

4. Ressourcen Profile sind ungenau aufgrund von schlechten Einschätzungen unter

Verwendung von fehlerhaften Daten aus den Leitwegen; bei nicht Berücksichtigung

aller Schritte, Ablaufänderungen, Einstufungsänderungen, Zeitabweichungen und

Dauer (wie lange dauert es tatsächlich bis sich Rechnungen in Cash verwandeln?,

wird alles Fertiggestellte immer sofort ausgeliefert und berechnet?, werden alle

Materialien immer rechtzeitig angeliefert?) bei der Anwendung von unangepassten

Modellen bei eiligen oder verzögerten Bestellungen und von aktuellen Einstufun-

gen und Leistungsunterschieden, um das Modell up to date zu bringen.

5. Das Modell berücksichtigt nicht genau die Wirkung der Größenordnung, Voraus-

produktion, Verzögerungen und die sich nicht wiederholende/die Größenordnung betreffenden Ereignisse und Kosten.

6. Bedarfsplan falsch oder nicht updated von anderen Systemen.

7. Angebrachte Maßnahme Einheiten für Kapazitäten und Ressourcen Pläne werden

nicht angewendet und Umwandlungsfaktoren sind unangemessen eingesetzt.

8. Leute wenden nicht wirklich den output an oder sind sich gar nicht bewußt, daß er

existiert! Auch das erscheint unglaublich, aber es wurde so beobachtet.

V. Schlußfolgerung

In der Zusammenfassung ist anzunehmen, daß RCCRP ein exzellentes, einfaches und nützlich ausgerichtetes Werkzeug ist, um den Finanzplan Prozess in Gang zu setzen und Kommunikation und effiziente Arbeitsbeziehungen mit den einzelnen Abteilungen zu verbessern.

Nachdem das System einfach und intuitiv ist, verbindet es die operativen Ereignisse mit den finanziellen Konsequenzen. Es vereinfacht die Aufgabe für die Abläufe der Herstellungsplanung in vielen Organisationen. Richtig angewendet für die finanzielle Vorausschau, kann es Fehler reduzieren und rasche Wiederholungen, Erkundungen von mehrfach Szenario und Feinabstimmung erleichtern, was andere Methoden bisher nur versprechen aber nicht halten konnten.

Manche Leute sind der Meinung, daß der Ansatz ungewöhnlich grob ist und daß er für besonders hochentwickelte Modelle keine Erleichterung darstellt. Das System sieht täuschend einfach aus, aber es stellt ungeheuer viel Power und Flexibilität zur Verfügung, was ich nur bestätigen kann, nachdem ich die Beispiele für dieses Papier manuell erarbeitet habe. Obgleich RCCRP einfach genug ist, es auf diese Art anzu-wenden, bekommt es erst den richtigen Glanz wenn die Anwendung per Computer Software, die für diese Aufgabe gestaltet worden ist, erfolgt.

Friday, July 13, 2007

Best Practices Q & A - Part 15

Question: "We have been told by several people that we do not need a dedicated Conference Room Pilot facility, that it can all be done from our regular workstations via Internet meeting technology and conference calls. Why are you so insistent on having a physical place, a meeting room for the team? Isn’t this a bit "old school?"

Answer: "Good question; goes to the heart of how we do, or don’t work together. We are great fans of Internet meetings and conference calls, and have done significant portions of projects using these tools. However, there ARE limitations. As a guideline, the more closely a team needs to work together, to trust each other and communicate not only hard data information, but to perceive more subtle forms of communication, the more physical presence will prove valuable and, in the end, will save major amounts of time.

The lack of trust is the greatest cause of additional work on team-based projects, because it leads to CYA work, which does not add value to the actual project itself. When people are physically in the same room, learning, growing, arguing, debating, collaborating, disagreeing and resolving issues, there is an opportunity for trust to really grow and strengthen. If you label in-person communication as "100% of the information" that passes between people, as you move further away from this, major portions of this "100%" are lost. Video conferencing would be the closest, followed by Internet meetings, with phone conference calls in last place. Each increment allows the participant to pay less and less attention to what is going on. Everyone is under intense time pressure, it seems, to "multi-task" which is techno-speak for "I’m not really paying attention to you."

Advanced web meeting technology allows the presentation organizer to discern who is really paying attention to the presentation, as the viewer client software can detect and communicate real-time to the organizer who has moved the window into the background, to work on their email or something else. This doesn’t happen when you are in the same room together. Your CRP is way too important to allow it to be "moved into the background."
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Friday, July 6, 2007

Implementation: Conference Room Pilot Preparations

Article Summary: In previous newsletter articles, we focused on the “front-end” of an implementation project, including setting up clear top management support, involvement and communication, and selecting a Best Practice implementation project team. When these are accomplished with Best Practice methods and principles, the team is, at this point, operating in a low-risk field – so far, so good.

In this article, we discuss preparation for a Best Practice Conference Room Pilot. This includes making sure the team itself is sufficiently educated and trained, and that the CRP itself is sufficiently organized. In our next issue, we will discuss the detailed implementation preparation activities, the “dress rehearsal” aspect of the CRP – where the rubber hits the road before the rubber really hits the road – and the Go-Live preparations critical to success.

Topics include:
  • Education and Training for a CRP
  • CRP – the Dress Rehearsal
  • CRP facility – organizing for success

Education and Training for a CRP

The first step in this area is to clearly separate education from training. Briefly, in the context of implementation, the purpose of education includes:
  • New concepts – these are underlying thought processes, and assumed understanding that is embedded in the Best Practices integral to the new software. The implementation team must clearly understand these if it is to be effective in the CRP process and implementation preparation that is at the core of the CRP. Often these are different ways of looking at things, different perceptions. If one doesn’t understand these, there can be a real crippling effect, as people (unintentionally) try and force-fit the new software to work the “old” way.
  • Example – many problems associated with implementations of material planning (MRP) functions stem from the fact that those using it have not been adequately educated in MRP concepts. Effectively using software delivering MRP capabilities has a poor chance of succeeding if the users are blindly clicking on buttons and following rote procedures. A person who truly understands the concepts involved with a particular software function can almost figure out how the software works on their own.
  • Precedes and informs detailed planning – if those who are planning the project truly understand the concepts behind the business processes, and the revised, more effective work flows that will come with the software, the steps from “here” to “there” will be considerably shorter and more direct.
  • Speeds up detailed, hands-on training – As was just mentioned, the actual amount of detailed, hands-on training needed to become proficient with the software is a small fraction of that required to “teach” rote-style, how a person is to do their job with the new system. We have observed people like this taking notes that say “hit the down arrow 3 times, then press Enter…” and the like. Frightening, from a management point of view! As MRP legend, George Plossl said many years ago “If you think education is expensive, try ignorance!”
Ideally, education of the core project team precedes the business process analysis and software selection process discussed in the preceding chapters. If it has, so much the better. If not, start now. In any case, though, the education process should be expanded to include others in the company who will be using or otherwise involved in the system. The implementation planning process that is the core of the CRP includes a detailed education and training plan for all who will be using the new system’s functions.

For the complete article, please visit the PROACTION website "Conference Room Pilot Preparations".

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Tuesday, July 3, 2007

Best Practices Q & A - Part 14

Question: “Several of the people that appear to be the best choices for our implementation project have worked at this company their whole career. How do we bridge the gap for these otherwise good folks between the ‘way we’ve always done things’ and the new Best Practices that we hope to bring into operation with the new system?”

Answer: “While the first impulse answer is ‘education,’ in reality it is ‘support.’ These folks must feel secure in their place in the company, in their jobs and roles, to be able to embrace changing how they look at things, how the work is done. No amount of education, to an unwilling, threatened or frightened person will stick. The more it is pushed on them, the more they will tend to fight back, to resist, defending the status quo. Naturally, this is the opposite of what you want to accomplish. If your leadership pays quality attention to these seemingly non-business, yet essential needs, these people may become the champions you need to lead the change because they are often very loyal to the company and really want to see it succeed now and in the future.”